Как применять нейросети для работы с отчётами в Excel-таблицах

IPR работает с цифровой образовательной средой вузов по всей стране и регулярно видит сколько ручного труда уходит у библиотек и кафедр на отчётность. 

Нейросети в вузах перестали быть экспериментом — большинство уже встроили их в работу с учебными материалами, а вот отчётность и таблицы пока остаются в стороне, хотя именно здесь скрывается один из самых больших резервов экономии времени. Поэтому мы собрали для вас сценарии и промпты, которые ускорят работу с таблицами.

Три правила перед началом работы

1. Нейросети не открывают ссылку на онлайн-документы в Google Таблицах или аналогичных сервисах даже с открытым доступом. Скачайте таблицу как CSV или XLSX и загрузите файл в чат с ИИ.

2. ИИ по-разному «видит» интернет. Иногда для дополнительных данных или проверки информации к нему потребуется обращаться. У одних доступ к интернету включается вручную, у других он есть по умолчанию, у третьих отсутствует вовсе. Это будет иметь определяющее значение при выборе ИИ под разные задачи. Ниже мы расскажем про эту опцию у разных нейросетей.

3. Формула хорошего промпта: роль → контекст → задача → формат ответа. Пример: «Ты помощник библиотекаря. Вот таблица книговыдачи за сентябрь (столбцы: дата, отдел, читатель, статус). Посчитай, сколько книг просрочено по каждому отделу. Выведи результат таблицей: отдел / количество просрочек / доля от общей выдачи». Чем точнее описана структура данных, тем меньше нейросеть додумывает сама.

4. Загружать документы, содержащие персональные данные, в публичные ИИ-сервисы запрещено без согласия людей, чья информация в них присутствует. Рекомендуем в документе, где есть подобная информация обезличивать, менять их или удалять упоминания конкретных человек. Персональные данные — это любая информация, по которой можно прямо или косвенно установить личность человека. К ней относятся ФИО, адрес проживания, паспортные сведения, а также контактные данные сотрудников и студентов.

Учитывая эти моменты, можно переходить к задачам. Далее делимся десятью сценариями, как нейросети могут ускорить обработку данных и оформление таблиц.

Примеры использования нейросети 

Сценарии не привязаны к конкретной нейросети: с большинством справится любой из инструментов. Формулировки представлены в качестве примеров и не являются обязательными для достижения оптимального результата.

Поиск дублей и ошибок. Загрузите список данных: «Найди в этой таблице повторяющуюся информацию и покажи строки-дубли». Совпадения стоит проверить вручную, если есть вариант однофамильцев, одинаковых слов в названии предметов или книг.

Сборка сводной таблицы. Загрузите исходные данные: «Собери сводную таблицу: книговыдача по месяцам и по отделам библиотеки».

Заполнение пустых ячеек данными из интернета. Загрузите таблицу с пропусками — например, список мероприятий со столбцами дата, место, ссылка на анонс — и включите доступ к интернету: «В этой таблице не хватает данных по части мероприятий. Найди дату, место и ссылку на анонс и заполни пустые ячейки».

Оцифровка бумажного отчёта. Сфотографируйте документ или скан: «Перепиши данные с этого фото в таблицу со столбцами: дата, читатель, книга, статус возврата». Строки стоит сверить с оригиналом.

Сокращение длинного отчёта. Загрузите многостраничный документ целиком: «Сократи этот отчёт до одной страницы с главными выводами».

Поиск аномалий и трендов. Загрузите таблицу за длительный период: «Найди месяцы с необычно низкой книговыдачей и предположи возможные причины».

Формула по описанию. Загрузите таблицу и опишите задачу словами: «Вот таблица с оценками за экзамен (столбцы: студент, группа, балл). Напиши формулу, которая посчитает средний балл по каждой группе».

Сборка таблицы из документов Word, PDF или PPTX. Загрузите несколько однотипных документов — например, служебные записки или акты: «Собери данные из этих документов в одну таблицу со столбцами: дата, автор, тема, номер документа».

Перевод отчёта на другой язык. Загрузите таблицу или документ: «Переведи эту таблицу на английский язык — заголовки столбцов и содержание. Числа и даты оставь в исходном формате».

Проверка или адаптация отчёта на соответствие шаблону. Загрузите готовый отчёт и требования к нему: «Вот отчёт и требования к его оформлению. Проверь, все ли обязательные пункты заполнены, и укажи, чего не хватает».

Какую нейросеть выбрать

С большинством задач справится любой из 8 популярных инструментов: ChatGPT, Claude, Grok, Gemini, Perplexity, GigaChat, DeepSeek и Алиса AI.

Perplexity сильнее других в задачах с поиском, потому что устроен как поисковик с обязательными ссылками на источники. Алиса AI хорошо читает файлы Word и PDF, а вот с точными числовыми расчётами пока справляется менее уверенно, чем остальные семь, поэтому для формул и сводных таблиц лучше выбрать другой инструмент.

Для работы внутри  IPR СМАРТ мы интегрировали ИИ-ассистента. Не выгружая отдельно данные, оставаясь внутри системы, вы можете:

Что проверять в любом случае

Нейросети иногда ошибаются в многоусловных формулах и в расчётах на больших таблицах, поэтому итоговые цифры для официальной отчётности стоит пересчитать вручную хотя бы на нескольких строках, прежде чем вставлять их в документ.

Данные, которые нейросеть нашла в интернете, — даты, факты, ссылки, адреса — тоже нужно сверять с первоисточником: модель может перепутать похожие мероприятия или организации и выдать чужие данные за нужные. Проверка занимает пару минут, а ошибка в официальном отчёте обходится значительно дороже.

Заключение

Оптимизация отчётности вернёт преподавателям и библиотекарям время на то, что действительно важно: живое общение с читателями, разбор сложных случаев, подготовка к занятиям. Мы уверены, что скоро ИИ станет для образования нормой: нейросети будут всё глубже встраиваться в электронно-библиотечные системы и учебные сервисы, а рутинный учёт, отчётность и первичный анализ данных уйдут на фон. Наша задача как разработчика цифровой инфраструктуры — сделать этот переход без потери контроля над качеством данных и лишних сложностей для тех, кто работает с этой инфраструктурой каждый день.